Programme détaillé

Semaine 1 : Introduction au secrétariat et outils bureautiques

Objectifs de la semaine :

• Comprendre le rôle et les responsabilités d’un secrétaire.
• Maîtriser les bases des logiciels Word et Excel.

Contenu détaillé :

1. Introduction au secrétariat
   • Rôle et importance du secrétariat dans une organisation.
   • Qualités et compétences requises pour réussir en secrétariat.
   • Éthique et confidentialité au travail.
2. Microsoft Word (Traitement de texte)
   • Interface de Word : Menu, rubans, raccourcis essentiels.
   • Création et mise en forme de documents professionnels :
     • Marges, police, taille de texte, espacement.
     • Styles, en-têtes/pieds de page, numérotation des pages.
   • Insertion d’éléments : tableaux, images, graphiques.
   • Exercices pratiques : Rédaction d’une lettre administrative, création d’un CV.
3. Microsoft Excel (Gestion de données)
   • Introduction à l’interface Excel : cellules, colonnes, lignes, feuilles de calcul.
   • Bases des fonctions et formules : SUM, AVERAGE, IF.
   • Création et mise en forme de tableaux.
   • Exercices pratiques : Création d’un tableau de suivi des réunions, gestion d’un calendrier.

Exercices de la semaine :

• Rédigez une note professionnelle dans Word.
• Créez un tableau Excel pour suivre des tâches administratives.

Semaine 2 : Communication professionnelle et gestion administrative

Objectifs de la semaine :

• Développer des compétences en communication écrite et orale.
• Apprendre à gérer les courriers et dossiers administratifs.

Contenu détaillé :

1. Communication écrite professionnelle
   • Rédaction d’emails professionnels : structure, ton, politesse.
   • Modèles de documents : invitations, comptes rendus, mémos.
   • Exercices : Rédaction d’un email pour organiser une réunion.
2. Communication orale professionnelle
   • Techniques pour répondre au téléphone de manière professionnelle.
   • Gestion des conflits et interactions difficiles.
   • Exercices pratiques : Jeux de rôle pour simuler des appels téléphoniques courants.
3. Gestion des courriers et dossiers
   • Réception, tri et enregistrement du courrier.
   • Archivage physique et numérique des dossiers.
   • Exercices pratiques : Organisation d’un système d’archivage pour une petite entreprise.

Exercices de la semaine :

• Rédigez un email pour planifier une réunion avec un client.
• Créez un plan d’archivage pour des dossiers administratifs.

Semaine 3 : Perfectionnement des outils bureautiques et organisation

Objectifs de la semaine :

• Approfondir les compétences sur Excel et PowerPoint.
• Apprendre à organiser des réunions et gérer des agendas.

Contenu détaillé :

1. Microsoft Excel (niveau intermédiaire)
   • Gestion avancée : tris, filtres, validations de données.
   • Création de graphiques et tableaux croisés dynamiques.
   • Exercices pratiques : Créer un rapport de dépenses mensuelles.
2. Microsoft PowerPoint (Présentations professionnelles)
   • Structure d’une présentation : Introduction, contenu, conclusion.
   • Utilisation des thèmes, animations et transitions.
   • Exercices pratiques : Créer une présentation pour un rapport d’équipe.
3. Organisation des réunions et gestion des agendas
   • Préparer un ordre du jour et une liste de participants.
   • Gérer les invitations et les confirmations.
   • Prendre des notes efficaces pendant une réunion.
   • Exercices pratiques : Organiser une réunion fictive et préparer un compte rendu.

Semaine 4 : Compétences avancées et simulation professionnelle

Objectifs de la semaine :

• Appliquer toutes les compétences apprises dans un contexte professionnel.
• Réaliser une simulation complète de tâches administratives.

Contenu détaillé :

1. Prise de notes et transcription
   • Techniques pour prendre des notes rapidement et efficacement.
   • Transcription d’un enregistrement audio.
   • Exercices pratiques : Transcrire un enregistrement de réunion.
2. Gestion avancée des outils bureautiques
   • Automatisations simples dans Excel : macros de base.
   • Collaboration sur des documents Word et Excel (suivi des modifications).
   • Exercices pratiques : Rédiger un document collaboratif avec suivi des modifications.
3. Simulation professionnelle
   • Mise en situation : Organiser une journée type de secrétaire.
   • Gestion des tâches : répondre aux emails, organiser une réunion, traiter des dossiers.

Exercice final :

• Travail en autonomie pour organiser et présenter un projet complet (réunion, présentation PowerPoint, rapport écrit et tableau Excel).